電話機新設で業務効率アップ！インターホン連携で来客対応もスムーズに

こんにちは。
名古屋配線工事.comを運営していますメモリー株式会社と申します。
名古屋配線工事.comは名古屋市周辺で、あらゆる配線工事をサポートしています。

「オフィスの電話対応、もっとスムーズに、効率的にできないものか…」
「来客があるたびに、わざわざ受付まで足を運ぶのが少し手間だと感じている…」
「今の電話設備、古くなってきたけど、新しいシステムはどんなことができるんだろう？」

中小企業の経営者の皆様、日々の業務の中で、このようなことをお感じになった経験はありませんか？
オフィスの電話設備は、お客様との大切な接点であり、社内コミュニケーションの基盤です。
これを最適化することで、業務効率の向上やセキュリティ強化、さらには顧客満足度の向上にも繋げることができます。

ビジネスフォンの導入・刷新がもたらすメリット

単に電話をかける・受けるだけでなく、現代のビジネスフォン（多機能電話機）システムは、企業の成長を支える様々な機能を提供します。

業務効率の向上:

内線通話: 社員間の通話が無料になり、迅速な情報共有が可能です。
転送機能: 担当者が不在でも、他の社員や携帯電話へスムーズに着信を転送できます。
代表番号・グループ着信: 複数の電話機で同じ番号の着信を受けられるため、電話の取りこぼしを防ぎます。

コスト削減:

IP電話サービスと組み合わせることで、通話料を削減できる場合があります。
クラウド型のビジネスフォンなら、自社で主装置を持つ必要がなく、初期費用やメンテナンスコストを抑えられることも。

拡張性と柔軟性:

従業員の増減やオフィスのレイアウト変更にも柔軟に対応できます。

そして、今回の事例のポイント「インターホン連携」によるメリット:

来客対応の効率化: わざわざ受付や玄関まで行かなくても、自席の電話機で来客に応対し、音声で確認後、電気錠と連動していればドアの解錠まで行えます。
セキュリティ向上: 来訪者の声を確認してから対応できるため、不審者の侵入リスクを低減できます。カメラ付きインターホンなら、映像での確認も可能です。
業務中断の削減: 来客対応のために作業を中断する頻度が減り、集中して業務に取り組める時間が増えます。

【事例紹介】電話機新設とインターホン連携工事で、スマートな来客対応を実現！

先日、名古屋市内の企業様より、「オフィスの電話機を新しくしたい。併せて、エントランスのインターホンと連携させて、どの電話機からでも来客対応ができるようにしたい」とのご依頼をいただきました。

導入前の課題:

使用していた電話機が古く、機能も限定的だった。
来客時、受付担当者が不在の場合、他の社員が作業を中断してエントランスまで対応に行く必要があり、非効率だった。
導入システムと工事内容:
最新のビジネスフォンシステムをご提案し、各デスクに新しい固定電話機を設置。
エントランスには新しいインターホンを設置し、ビジネスフォンの主装置と連携させる配線工事を実施。
各電話機からインターホンの呼び出しに応答し、電気錠の解錠操作ができるように設定を行いました。

導入後の効果:

「どの電話機からでもスムーズに来客対応ができるようになり、担当者が席を外している時でも安心です。業務を中断されることが減り、非常に助かっています」とのお喜びの声をいただきました。
特に、特定の社員に負担が集中することなく、全員で効率的に来客対応ができるようになった点をご評価いただきました。
セキュリティ面でも、事前に音声で来訪者を確認できる安心感が生まれたとのことです。

オフィスに最適な電話システムを選びましょう

ビジネスフォンシステムには、様々なメーカーや機種があり、機能も多岐にわたります。オフィスの規模、必要な電話機の台数、現在のお困りごと、将来的な拡張計画などを考慮し、最適なシステムを選ぶことが重要です。

名古屋配線工事.comでは、お客様のニーズを丁寧にヒアリングし、現状の配線環境やオフィスのレイアウトも確認した上で、最適な電話システムの導入から設定、配線工事までトータルでサポートいたします。
オフィスの移転やレイアウト変更に伴う電話配線の整理・移設、老朽化した電話設備の入れ替えなども、どうぞお気軽にご相談ください。

名古屋配線工事.comは、40年以上の豊富な実績があり、大小さまざまな配線工事などに対応
しております。
LAN配線工事や電気工事、電話工事を考えの際は名古屋配線工事.comにお任せください！
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